Een pensioenfonds, net al elke organisatie, kent vele stakeholders. Het woord management impliceert dat de stakeholders ‘beheerst’ moeten worden. Maar wie zijn nu de stakeholders van het pensioenfonds, hoe wordt daar mee omgegaan en waarom is dat belangrijk? Een verkennend overzicht.

In een eenvoudige en wellicht ruime definitie zijn stakeholders van het pensioenfonds die personen en organisaties die een direct belang hebben bij bestaan van het pensioenfonds. Dat belang kan verschillende verschijningsvormen hebben.

Als een directe afnemer van de diensten van een pensioenfonds (verstrekken van pensioenuitkeringen) zijn deelnemers (actieven, slapers, (ex)partners, wezen en gepensioneerden) nadrukkelijk stakeholder. De werkgever van de deelnemer, is als opdrachtgever ook stakeholder. Het pensioenfonds geeft concrete invulling aan de arbeidsvoorwaarde van de werkgever. Meer op afstand, maar in mijn ogen wel stakeholder is de sector of ‘de maatschappij’. Immers een deugdelijke uitvoering van een pensioenfonds vergroot het vertrouwen van de sector of maatschappij in pensioen. Een niet deugdelijke uitvoering creëert wantrouwen met alle gevolgen van dien. En een pensioenfonds belegt in delen van de maatschappij en de deelnemer consumeert in de maatschappij.

Andere stakeholders zijn de toezichthouders, DNB en AFM, die door middel van toezicht er voor zorgen dat de pensioenuitvoering door de deelnemers, de werkgevers en de maatschappij op een verantwoorde wijze plaatsvindt.

Nog weer andere stakeholders zijn de dienstverleners die het pensioenfonds ondersteunen bij de bedrijfsvoering. Denk aan onder andere de pensioenadministrateurs, de vermogensbeheerders, de accountants, de actuarissen, communicatiespecialisten en IT platform leveranciers. Er is immers een wederkerigheid. Gaat het goed met het pensioenfonds, dan kan het ook goed gaan met de ondersteuners. En andersom, goede ondersteuning is voorwaardelijk voor een goede dienstverlening door het pensioenfonds.

Beheersing van de stakeholders door het pensioenfonds vindt plaats door het doorlopen van een aantal stappen. De eerste stap betreft het identificeren van de stakeholders. De tweede stap betreft het analyseren van de stakeholders; wat is hun rol, hoe belangrijk is die en welke afhankelijkheden zijn er. De derde stap betreft het prioriteren en de wijze waarop de stakeholders actief kunnen worden betrokken bij de strategische en operationele bedrijfsvoering. De vierde stap betreft het monitoren van de stakeholders en de vijfde stap betreft het evalueren en zo nodig aanpassen van de eigen processen dan wel de afspraken met de stakeholder.

Dit klinkt eigenlijk wel logisch en bekend zult u zeggen. Gelukkig maar. Veel doet u al in de operationele bedrijfsvoering en is bijvoorbeeld opgenomen in het communicatiebeleid en het uitbestedingsbeleid. De toegevoegde waarde om vanuit het aspect stakeholdermanagement te kijken is de integraliteit van het geheel.

Als je een overzicht maakt van de stakeholders dan heb je ook het overzicht van het ecosysteem van het fonds. Wellicht zit daar ook een verrassing in. Ik geef als voorbeeld communicatie en het actief betrekken van deelnemers. Nu vindt dat veelal plaats via een risicopreferentieonderzoek. Maar wanneer bent u echt in gesprek (lees: dialoog) geweest met deelnemers om te bezien wat hun verwachtingen zijn?

Een ander voorbeeld is ‘de maatschappij’. Met ‘de maatschappij’ als zodanig kun je niet in gesprek. Toch wil je weten welke beleving en verwachtingen daar leven. De Pensioenfederatie probeert daar actief aan te werken. Wat draagt u daarin bij als pensioenfonds?

Een laatste voorbeeld is de meer gewenste onderlinge samenwerking tussen de pensioenadministrateur en de vermogensbeheerder bij de uitvoering van het nieuwe pensioencontract. Deze samenwerking komt niet spontaan tot stand en ook dient deze beheerst worden in het belang van het pensioenfonds. Een andere operationele invulling van stakeholdermanagement is gewenst. Het pensioenfonds dient daar wat ons betreft de lead in te nemen.

Dit beperkte aantal illustratieve voorbeelden geeft aan waarom stakeholdermanagement belangrijk is. Het zorgt er voor dat de (strategische) doelstelling van het pensioenfonds in ‘sync’ blijft met de opdrachtgevers en deelnemers. Het zorgt er ook voor de operationele uitvoering effectief en efficiënt blijft. En dat allemaal binnen de lijnen van de wet.

Beste pensioenfondsbestuurder heeft uw stakeholders integraal in beeld en beheerst u deze zodanig dat uw pensioenfonds ook voor de lange termijn relevant is? Kortom, werkt u met een expliciete stakeholdersstrategie?