Het bestuur van een pensioenfonds staat voor een grootse opdracht met de inwerkingtreding van de nieuwe pensioenwet waardoor de overgang naar een nieuw pensioenstelsel mogelijk wordt. Er is een redelijke mate van (sociaal maatschappelijke) druk om ook daadwerkelijk met het opgebouwde verleden over te gaan. Zie hiervoor ook recente uitingen van DNB. Er zijn de nodige besluiten te nemen wat betreft de opdrachtaanvaarding, het beleid tot aan invaren, het invaren zelf en het beleid na invaren. U merkt, dit betreft een groot aantal beslissingen welke in samenhang genomen moeten worden en welke van grote invloed zijn op de pensioenuitkomsten van deelnemers. Het kernwoord is hierbij ‘samenhang’.

Samenhang in beleid veronderstelt dat er sprake is van een gemeenschappelijk gedragen basis is van al de te nemen relevante beslissingen. Deze gemeenschappelijk gedragen basis betreft het normenkader. Maar wat is eigenlijk het normenkader en hoe wordt dat toegepast?

Het normenkader is in essentie een stel overeengekomen regels waaraan je besluiten wil toetsen (bijvoorbeeld op evenwichtigheid) waardoor in ‘de ideale wereld’ beleidsvraagstukken wiskundige formules worden. Dat ziet er dan ongeveer zo uit: Beleidsvraagstuk x mogelijke oplossingsrichtingen x normenkader = nieuw beleid. Helaas is ‘de echte wereld’ weerbarstiger. Beleidsvraagstukken zijn doorgaans kwalitatief van aard en daarom slecht optel- en vermenigvuldigbaar. Hoe kan dan gekomen worden tot consistent en deugdelijk beleid? Hieraan zit een tweetal componenten. De inhoud-component en de proces-component.

Een korte verkenning van de inhoud-component. Het normenkader van een pensioenfonds is helaas niet een eenduidig document ‘in de kast’ van een pensioenfonds. Het is een samenstelling van verschillende elementen. Het bestaat uit extern gedefinieerde normen zoals de pensioenwet en lagere regelgeving van DNB en AFM. Andere externe normen betreffen de Code Pensioenfondsen en best practices en ‘guidelines’ van DNB, AFM en de Pensioenfederatie.

Er blijkt een hiërarchie in normen te bestaan. Hogere normen zoals de pensioenwet, lagere wetgeving en de code pensioenfondsen. Daarnaast zijn er lagere of meer afgeleide normen zoals de best practices en guidelines.

Dezelfde hiërarchie wordt ook gevonden bij de interne normen van een pensioenfonds. De hogere normen betreffen bijvoorbeeld het visie en missie document. Maar ook de binnen het pensioenfonds overeengekomen evenwichtigheidsprincipes behoren hiertoe. Daarnaast kent een pensioenfonds ‘lagere’ normen. Deze zijn afgeleid van de hogere interne normen en de externe normen. Deze normen betreffen al de verschillende beleidsdocumenten welke een pensioenfonds vaststelt. Denk hierbij aan onder andere de investment beliefs, het beleggingsbeleid, het uitbestedingsbeleid, het communicatiebeleid en het datakwaliteitsbeleid.

De uitdaging van het bestuur van het pensioenfonds ligt er in dat er sprake moet zijn van een samenhangend geheel van interne/externe en hoge/lagere normen. Er dient logica te zitten in het (eigen) geformuleerde beleid. Deze logica is namelijk van groot belang bij de uitlegbaarheid en uitvoerbaarheid van beleid aan de relevante stakeholders van het pensioenfonds.

Vervolgens de proces-component. Samenhang in beleid ontstaat door een gestructureerd en logisch proces te volgen. Het door de meeste pensioenfondsen gebruikte BOB-model (uitschrijven) voor besluitvorming is hierin een belangrijk element. Hierin wordt expliciet aandacht besteed aan de processtappen Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming. Met name de juiste uitwerking van de oordeelsvormingsfase is een belangrijke waarborg. En daar zit ook het kritieke element. In de oordeelsvormingsfase wordt een keuze gemaakt voor het normenkader waartegen een beleidsvoornemen wordt afgewogen. Dit normenkader is dus niet ‘toevallig’ bedacht op het moment van het schrijven van het beleidsdocument.

Het gehanteerde normenkader is de expliciete expressie van de formeel vastgelegde normen van het pensioenfonds. Afgeleide aspecten van de missie en visie van het pensioenfonds en ook bijvoorbeeld het geformuleerde evenwichtskader leveren de inspiratie voor het normenkader in de oordeelsvormingsfase. Dit uiteraard naar vastgelegde normen wet- en regelgeving, guidelines en best practices van de bijvoorbeeld de Pensioenfederatie alsmede in andere beleidsdocumenten van het pensioenfonds. In de oordeelsvormingsfase dient een bestuur zich expliciet af te vragen of het beleidsvoornemen passend en in samenhang is met eerder vastgesteld beleid. En ook of de toepassing van het normenkader voldoende duiding biedt voor communicatie aan de relevante stakeholders. De vastlegging van de beoordeling is daarmee essentieel voor de onderbouwing van de latere besluitvorming en onderbouwing ervan aan stakeholders.

Het kan zijn dat het normenkader aanpassing behoeft omdat het onvoldoende passend is bij het vraagstuk dat onderhanden is. Het kan ook zijn dat door veranderende omstandigheden, extern of intern, het normenkader niet meer past. In dat geval dient een heroverweging plaats te vinden. In de praktijk zien wij dit bij de definiëring van het evenwichtskader. In het nieuwe pensioenstelsel blijkt voor besturen van pensioenfondsen het oude evenwichtskader (onder andere door gewijzigde beleggingsrisicoverdeling over generaties en andere invulling van solidariteit tussen deelnemers onderling) niet meer te passen en wordt het herdefinieerd. Maar dit is slechts een voorbeeld.

Tot slot. Beste bestuurder u ziet het belang van het normenkader en hoe het wordt toegepast bij beleids- en besluitvorming vorming en daarmee ultiem de bedrijfsvoering. Bent u van mening dat er voldoende samenhang is in het door het pensioenfonds gehanteerde normenkader, dat het voldoende actueel is bij de huidige bestuurlijke inzichten en ook op juiste wijze wordt toegepast bij de besluitvormingsprocessen bij de uitdagingen die momenteel voor u liggen?