Langere uitbestedingsketens, toch in control¹

Ik heb het al vaker gezegd: pensioenfondsen zijn bijzondere organisaties. Voor veel fondsen geldt, het bestaat uit een bestuur, raad van toezicht en een bestuursbureau met een juridisch envelopje er om heen. In de daadwerkelijke operatie en dienstverlening aan deelnemer en werkgevers doen zij niet heel veel zelf in operationele zin. Veel hoofdtaken worden uitbesteed, denk aan administratie, beleggen en communiceren.

Uitbesteding vindt vervolgens veelal plaats aan partijen die ook andere klanten, doorgaans pensioenfondsen, bedienen. En ook deze partijen hebben onderdelen van hun bedrijfsvoering uitbesteed aan andere partijen. En zo mogelijk geldt ook voor deze partijen hetzelfde. Bijzondere aandacht gaat uit naar bijvoorbeeld informatiebeveiliging en business continuïteit. Kortom het is een complexe wereld, met veel afhankelijkheden.

En toch, het pensioenfonds is verantwoordelijk voor de continue en hoogwaardige dienstverlening en dus ook informatiebeveiliging en business continuïteit over de gehele procesgang. Het gaat immers om vertrouwen in het huidig en toekomstig inkomen van vele mensen. Het pensioenfonds moet in control zijn, altijd. Hoe dan?

Inzicht, overzicht, afspraken en toezicht. Aan de hand van deze vier steekwoorden beschrijf ik hoe het pensioenfonds met steeds langer wordende uitbestedingsketens in control kan zijn.

Inzicht. Dit betreft het zicht hebben in het proces of de processen dien zijn uitbesteed. Het is van belang ten minste op hoofdlijnen deze processen te begrijpen. Inzicht te hebben in het belang van deze processen in de realisatie van missie, visie en strategie. Onderdeel is het uitvoeren van een risicoanalyse. Het verkregen inzicht is mede van belang voor het formuleren van relevant beleid. Immers, expliciet geformuleerd beleid is een uitstekend communicatiemiddel met uitbestedingspartijen.

Overzicht. Dit betreft het zicht hebben op wie welke proces uitvoert, welke onderdelen van de uitvoering verder zijn onder uitbesteed, elke eisen worden gesteld, welke contracten zijn afgesproken en wie vanuit het pensioenfonds betrokken is met het toezicht.

Afspraken. Dit betreft het expliciet articuleren van de afspraken met uitbestedingspartijen. Onderdeel van de afspraken is (blijvende) overeenstemming tussen het beleid van het pensioenfonds en de uitvoering door de uitbestedingspartijen. En vanwege toenemende onder uitbesteding door uitbestedingspartijen is het van belang in de overeenkomsten met uitbestedingspartijen tevens te voorzien dat de kwaliteitseisen aan de onder uitbestedingspartij minimaal gelijkwaardig zijn aan de eisen welke het pensioenfonds stelt aan de uitbestedingspartij. Inclusief monitoring en evaluatie.

Toezicht. Dit betreft de monitoring van de uitvoering door de uitbestedingspartij. Monitoring gaat verder dan het beoordelen van ISAE en SOC rapportages. Bij de monitoring is aandacht voor de blijvende overeenstemming van beleid, de governance en cultuur, de processen en de dienstverlening. Onderdeel van het toezicht is de monitoring van de wijze waarop de uitbestedingspartij zijn onder uitbesteding beheerst. Bij monitoring hoort ook evaluatie. Hiermee zijn de ingrediënten van een lerende en relatie en verbeterde dienstverlening aanwezig.

Omdat uitbestedingspartijen vaak meerdere pensioenfondsen bedienen, is er een risico dat er spanning ontstaat op verschillend geformuleerde eisen door verschillende pensioenfondsen. Een degelijke basis voor beleidsformulering en uitvoering van een fit-gap analyse met het beleid van de uitbestedingspartij voorkomt grote problemen. Dit is ook de basis voor het toegroeien van het beleid van de uitbestedingspartij naar dat van het pensioenfonds. Het pensioenfonds neemt hierbij de regie. Bewustzijn van het risico en regelmatige dialoog met collega pensioenfondsen bij dezelfde uitvoerder vanuit de regierol is belangrijk.

Pensioenfondsbestuurder heeft u zicht op waar u staat in voldoende grip op uw (onder)uitbesteding?

¹ https://www.dnb.nl/nieuws-voor-de-sector/2022/pensioenfondsen-hebben-onvoldoende-zicht-op-langer-wordende-uitbestedingsketens/ .