Een bijzonder fenomeen vind ik waarnemen. Ik werd getriggerd door het meest recente boek van Anne Applebaum Autocracy Inc. Het onderwerp van het boek (autocratieën en hun onderlinge samenhang) is voor dit stuk niet van belang. Maar wel dat Anne Applebaum in staat is om ‘dingen’ waar te nemen welke een ander niet zo ziet. In dit geval neemt zij waar, en doet daar vervolgens uitgebreid onderzoek naar, dat dictators en autocratieën op een systematische wijze met elkaar samenwerken. En dat beïnvloed de hele wereld. Erg interessant, en knap gezien. En als je daar over nadenkt, dan gebeurt dit fenomeen doorlopend. Wij nemen patronen waar, of denken die waar te nemen. We analyseren die en trekken daar conclusies uit.
Kahneman schreef daar ook al over. Als je op de savanne bent en een beweging ergens ziet, ‘doorbreking van een patroon in het gras’, dan kan dat een leeuw zijn en moet je direct vluchten. Wij mensen zijn, zoals gezegd, doorlopend onze omgeving aan het scannen en analyseren. We proberen daar conclusies uit te trekken en besluiten over te gaan tot actie. Actie kan ook zijn, niets doen. Kahneman onderscheidt systeem 1 en systeem 2 denken. In systeem 1 concluderen we direct en reageren we direct. Wat bij een ontmoeting met een leeuw erg handig is. In systeem 2 denken we langer na, en trekken we daarna conclusies.
Van belang is om in systeem 2 denken vooral gestructureerd na te denken. Daarvoor zijn opleidingen waardoor we zelf meer referentiekader opdoen in kennis en denkmethoden. Ook worden deskundigen geraadpleegd. Door vooral in groepen te denken, een commissie of het bestuur van een pensioenfonds is een groep, verstevig je het systeem 2 denkproces. De kwaliteit van waarnemen wordt beter, evenals het kunnen reageren op de waarneming.
Een gestructureerde wijze van reageren wordt ook wel beleid genoemd. Zeker als de gestructureerde wijze van reageren formeel wordt vastgelegd en bekrachtigd als voortaan zijnde de wijze van reageren.
Een pensioenfonds, net als elke andere organisatie, voert activiteiten uit volgens een vastgelegd plan. Aan dat plan liggen veronderstellingen te grondslag. Zolang deze veronderstellingen nog kloppen, dan kunnen de activiteiten ‘gewoon’ doorgaan. Immers, alles loopt zoals verondersteld. Als de veronderstellingen niet meer kloppen, dan moet er worden ingegrepen.
Er zijn dan, in ieder geval, twee mogelijkheden. Er is sprake van een eenmalige bijzondere gebeurtenis. In de activiteiten van het pensioenfonds wordt gereageerd door activiteiten tijdelijk aan te passen. En ‘het leven gaat door’. Er kan ook sprake zijn van een doorlopende verandering waardoor in de opzet of uitvoering van de activiteiten waardoor deze permanent aangepast dienen te worden.
Hoe kom je daar nu achter? Daarom is waarnemen zo belangrijk. Waarnemen is het doorlopend bezien van de eigen omgeving (eigen ecosysteem) en de bredere omgeving (buiten het ecosysteem) en de patronen welke je denkt te zien en te houden tegen de gearticuleerde en wellicht ook niet gearticuleerde veronderstellingen. En vandaar uit proberen conclusies te trekken.
In de pensioensector hebben we gezien dat dit heel erg moeilijk is. Denk aan de langzaam dalende rente in de 10-er jaren deze eeuw. Een soort sluipmoordenaar. Iedereen zag het gebeuren. Maar reageren bleek heel moeilijk. Immers, wanneer en hoe?
Ik wil een lans breken voor bewust waarnemen met name in een tijd van veel veranderingen. Laten we proberen patronen te herkennen. Bij opkomende risico’s denken we al snel aan gebeurtenissen met zwaailichten en sirenes. Maar zo beginnen risico’s niet. Ik weet nog goed dat ik indertijd vroeg het gevaar van het Covid-virus signaleerde (januari 2020). Ik werd weggehoond. Geeft niet, helaas kreeg ik gelijk….
Het mooie is, wij mensen zijn meesters in het waarnemen van patronen. Wij zijn continu analyserende wezens. Wat er nodig is, is een structurele plaats op de bestuursagenda om waarnemingen in reflectieve zin te bespreken. En dat gebeurt. Denk aan de beleggings- en risicorapportages. In toenemende mate zie ik ook dat er vaste agendapunten zijn om mogelijke opkomende risico’s te bespreken. Het gevaar dat ik hierbij wil noemen is die van de automatische piloot. Door de waan van de dag bestaat het ‘afraffelen’ van deze agendapunten. Herkent u dat?
Ik wil daarom een lans breken voor reflectief waarnemen en ook reflectief onderling bespreken. Een ‘heidedag’ zo één keer in de zoveel maanden is wellicht erg geschikt om juist reflectieve waarnemingen met elkaar te delen. Op deze wijze kunnen juist zo de grote (strategische) risico’s worden gesignaleerd en beheerst. Dus juist geen volle agenda op de heidedag met een goede voorbereiding vooraf.
Beste bestuurder, hoe neemt u waar en hoe haalt u de waarnemingen op van uw collega’s en adviseurs en zorgt u voor voldoende reflectieve behandeling ervan?